知らないと違反に？年次有給休暇の付与・管理の基本

前回の記事では、年末までに年5日の有給休暇を取得させる義務についてお伝えしました。今回は、その前提となる「有給休暇の正しい付与」と「管理体制」について解説します。ここを誤ると、知らないうちに労基法違反となるケースもあります。

有給休暇の「付与」とはどういうことか

労働者は、雇い入れの日から6ヶ月間継続勤務し、その期間の出勤率が8割以上であれば、10日の年次有給休暇が与えられます。これが「付与」です。

パート・アルバイトなど、週所定労働日数が少ない労働者には、出勤日数に応じた「比例付与」が行われます。正社員と同様に、付与の時期と日数を正確に管理する必要があります。

年5日取得義務の対象となる労働者については、取得状況を明確に記録する「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられています。記録は3年間の保存が必要です。

有給休暇の時効は2年。取得しないまま失効する場合もあります。また、計画的付与を実施する際は、労使協定の締結が必要です。

ある企業では、パート職員の所定労働日数を誤って登録していたため、有給日数が少なく計算されていました。労働基準監督署の指導により、過去の不足分を遡って付与する対応が求められました。

雇用形態による管理が曖昧で、付与基準や付与日が不明確だった企業では、従業員とのトラブルに発展。制度の見直しと管理ルールの明文化が急務となりました。

ある小売業では、エクセルでの手動管理からクラウド型管理ソフトに移行。社労士が初期設定や運用ルールの策定をサポートし、負担軽減と正確な管理を実現しました。

有給休暇制度の説明会を実施し、配布資料に管理簿の概要も記載。従業員の理解を深めたことで、申請の増加と取得率アップにつながりました。

・年次有給休暇の付与日と日数は正確か
・管理簿の整備・保存はできているか
・パート・アルバイトも含めて適切に管理されているか

法令を守りながら、従業員にも納得される制度づくりは社労士の得意分野です。各務原市の事業所様向けに、初回無料相談を実施中。お気軽にご連絡ください。