「AIが便利なのは分かったけれど、実際にどんな仕事に使えるの？」

そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

前回の記事では、私がAIを使い始めたことで、仕事の進め方が変わり、スタッフとの対話に使える時間が増えたことをお伝えしました。

今回は、その続きです。

私は社会保険労務士として日々仕事をしていますが、今ではChatGPT、Claude、Gemini、Antigravityなど、複数のAIツールを活用しています。

最初は私一人が使っていましたが、現在では事務所のスタッフ全員がAIを使うようになりました。

AIは、特別な会社だけのものではありません。

従業員が数人の小さな会社でも、身近な仕事から活用できると感じています。

そこで今回は、私が実際に行っているAI活用方法を7つご紹介します。

1．ExcelやWordの書類作成をAIに手伝ってもらう

私が日常的に活用しているのが、Excelの表やWordの書類作成です。

以前は、表の構成を考えたり、文章を入力したり、書類の体裁を整えたりする作業を自分で行っていました。

今では、作りたい書類の内容をAIに伝え、作成を手伝ってもらっています。

例えば、

「この内容を分かりやすい表にまとめて」
「この資料をもとに説明文を作って」
「この項目を入れた書類を作成して」

といった具合です。

スタッフもAIを活用しているため、事務所全体で書類作成にかかる作業が減りました。

その結果、私は一から作る作業を減らし、完成した書類のチェックに時間を使えるようになっています。

もちろん、AIが作成したExcelの計算式やWordの記載内容は、必ず確認が必要です。

AIに作業を手伝ってもらい、人間が内容を確認する。

この役割分担が、私の仕事ではとても役立っています。

2．音声入力で、キーボードを使う時間を減らす

私のパソコン操作では、音声入力を使う機会が増えました。

以前のように、すべての文章をキーボードで入力するのではなく、話した内容を文字にして、AIに伝えています。

スマートフォンでも、メモを残すときは音声入力を活用しています。

思いついたことを、その場で話して記録できるのは便利です。

また、パソコンの操作について相談するときは、画面のスクリーンショットをAIに見せることもあります。

文章で長々と状況を説明するより、画面を見てもらった方が伝わりやすい場合があるからです。

スマートフォンでは、写真を撮ってAIに見せることもあります。

「うまく説明できないからAIを使えない」と考える必要はありません。

話す、写真を見せる、画面を見せる。

こうした方法でも、AIとコミュニケーションを取ることができます。

3．タイムカードや出勤簿をAIで確認する

社会保険労務士の仕事では、勤怠に関する資料を確認する機会があります。

私の事務所では、紙のタイムカードや出勤簿を写真に撮ったり、複合機でスキャンしたりして、AIを活用しています。

例えば、タイムカードの記録と出勤簿の内容を照らし合わせる際に、AIに確認を手伝ってもらいます。

この使い方で特に便利だと感じているのは、記載漏れや数字の違いなどに気づくきっかけが増えたことです。

以前は、人の目で何度も確認していた作業でも、AIによる一次チェックを取り入れることで、確認の進め方が変わりました。

ただし、AIは画像の数字を読み間違えることもあります。

特に、労働時間や賃金の計算につながる資料では、元の記録と照らし合わせた確認が欠かせません。

私は、AIのチェック結果を参考にしながら、自分でも確認しています。

AIがあるからチェックを省くのではなく、AIを使うことで、より確認に時間をかけられるようにする。

これが大切だと思っています。

4．会議の録音や文字起こしを、業務記録に活用する

私は、お客様との打ち合わせなどでも、録音や文字起こしを活用しています。

録音した内容を文字にし、AIに整理してもらうことで、打ち合わせの内容を振り返りやすくなりました。

また、お客様ごとに記録を分けて管理し、過去の打ち合わせ内容を確認できるようにしています。

元の音声データも残しているため、必要なときには、実際に話した内容を確認できます。

以前は、手帳や紙のメモに頼ることが多かったのですが、今では情報を探す方法も変わってきました。

ただし、録音する際には相手の了承を得ることが大切です。

また、文字起こしデータには、お客様の情報や個人情報が含まれることがあります。

AIサービスへの入力や保存にあたっては、利用規約やデータ管理設定を確認し、適切に取り扱う必要があります。

便利さだけでなく、情報を守ることも忘れてはいけません。

5．機器のカタログを読み込み、競合製品も調べる

私がAIを使っていて、特に新しい発見が多いと感じるのが、資料の分析です。

例えば、業務改善助成金に関する仕事では、お客様が導入を検討している機器のカタログをAIに読み込ませています。

私は社会保険労務士ですが、あらゆる機械設備について詳しいわけではありません。

そこでAIに、製品の特徴や機能を整理してもらっています。

さらに、インターネット上から競合機器の情報も探してもらい、製品ごとの違いを比較する際の参考にしています。

すると、自分では気づかなかった特徴や、確認すべきポイントが見えてくることがあります。

その結果、機器の特徴を把握するまでの時間が短くなり、文章作成も以前より効率的になりました。

作成する説明文も、より具体的で充実した内容になったと感じています。

もちろん、AIが示した製品情報や比較結果は、メーカーの公式資料などで確認します。

AIは、単に文章を作るだけでなく、自分の知識や発想を補ってくれる存在でもあるのです。

6．朝と夕方、AIとミーティングをする

私のAI活用で、日課になっていることがあります。

それは、AIとのミーティングです。

仕事を始めるときには、まず前日の業務を振り返り、その日の予定を確認します。

私は、

「今日はこんなスケジュールで進めようと思っている」

と、自分で考えた予定をAIに伝えます。

するとAIは、把握している予定をもとに、仕事の重要度や、期限のある業務について具体的な日付を教えてくれます。

ただし、AIに優先順位をすべて決めてもらっているわけではありません。

AIから得た情報を参考にしながら、仕事の進め方は自分で判断します。

そして、一日の仕事が終わると、再びAIとミーティングを行います。

その日に行った仕事を報告し、記録してもらいます。

いわば、AIとの会話が日報の代わりになっているのです。

朝は予定の確認。
夕方は仕事の振り返りと記録。

こうした使い方を続けることで、AIが毎日の仕事を支えてくれる存在になりました。

なお、AIが過去の予定を正しく参照できるかどうかは、利用するサービスや設定によって異なります。

期限などの重要な情報は、元の資料やカレンダーでも確認することが必要です。

7．スタッフ全員がAIを使い、自分で考える力を育てる

私の事務所では、最初は私一人がAIを使っていました。

しかし、今ではスタッフ全員がAIを活用しています。

以前は、スタッフから質問を受けると、私が一つひとつ説明することもありました。

今では、簡単な質問であれば、

「まずAIに聞いてみて。
それでも分からないところを聞いてね」

と伝えるようにしています。

AIに質問すると、答えだけでなく、関連する情報や別の考え方を教えてもらえることもあります。

そこで分からないことがあれば、さらに質問してみる。

そうしたやり取りを繰り返すことで、スタッフが自分で調べ、考える機会が増えました。

私は、この変化をとても大切に感じています。

AIは、単に仕事を早く終わらせるための道具ではありません。

スタッフが新しい知識を身につけたり、自分で問題を解決する方法を考えたりする際にも役立つ存在だと思っています。

もちろん、AIの回答が正しいとは限りません。

特に、労務管理や助成金など、正確な知識や判断が必要な仕事では、AIの回答をそのまま信用せず、公式資料などで確認することが必要です。

また、スタッフが判断に迷ったときには、私自身が相談に乗り、確認するようにしています。

大切なのは、スタッフに仕事を任せきりにすることでも、AIに判断を丸投げすることでもありません。

AIを活用しながら自分で考え、必要なときには人に相談する。

そんな仕事の進め方が、スタッフの成長につながると感じています。

従業員が数人の小さな会社では、経営者が日々の仕事を教えながら、社員教育まで担っていることも多いと思います。

だからこそ、AIをスタッフの学びを支える存在として活用することには、大きな可能性があるのではないでしょうか。

各務原市の小さな会社でも、身近な仕事からDXを始められる

ここまで、私自身が行っているAI活用方法を7つご紹介しました。

AIというと、難しいシステムを導入することを想像する方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、私が実際に行っていることの多くは、日々の仕事の延長にあります。

書類を作る。
資料を調べる。
記録を整理する。
予定を確認する。
仕事の進め方を相談する。

こうした身近な仕事からAIを活用することも、業務のデジタル化やDX推進につながる第一歩です。

私は、従業員が数人の会社であっても、AIを学ぶ価値は十分にあると思っています。

むしろ、限られた人数で多くの仕事をこなしている会社だからこそ、AIが役立つ場面があるのではないでしょうか。

AIは便利。でも、最後に確認するのは人間

私がAIを活用するうえで、最も大切にしていることがあります。

それは、AIに仕事を任せきりにしないことです。

AIにも、ハルシネーションと呼ばれる間違いがあります。

人間のスタッフも間違えることがありますが、AIの場合も、間違いが起こることを前提に利用する必要があります。

私はAIによって作業時間が減った分、

「チェックすることが自分の重要な仕事」

だと考えるようになりました。

AIに作業を手伝ってもらい、人間は確認と判断に集中する。

そして、生まれた時間をスタッフとの対話や、お客様への対応に使う。

これが、私の考えるAIとの働き方です。

まとめ｜AIを使いこなすには、毎日話しかけること

私自身、AIを導入した当初は、勉強会に参加し、詳しい方からサポートを受けました。

そのおかげで、比較的早くAIに慣れることができたと思っています。

しかし、本当にAIを使いこなせるようになったのは、その後、毎日何度もAIとコミュニケーションを取ってきたからです。

AIは、使い始めて終わりではありません。

日々の仕事で使い、分からないことを尋ね、提案されたことを試す。

その積み重ねが、AIを活用する力につながると感じています。

各務原市の中小企業の皆様にも、ぜひAIの可能性を知っていただきたいと思います。

最初は、AIの使い方が分かる人と一緒に始めることが近道です。

そして、学んだ後は、毎日の仕事で使い続けてみてください。

小さな一歩からでも、仕事の進め方が変わるかもしれません。

【次回予告】

次回は、AIを学ぶための研修と、人材開発支援助成金の活用可能性についてご紹介します。

私自身、最初に詳しい方から教えてもらったことで、比較的早くAIを使えるようになりました。

AIの習得に時間とお金を投資することには、大きな価値があると感じています。

DX推進に必要な知識や技能を習得する研修では、一定の要件を満たすことで、人材開発支援助成金を活用できる場合があります。

第3回：
「【各務原市】AI研修でDX推進！人材開発支援助成金を社労士が解説」

公開予定：2026年10月28日（水）